FAQ für die kommunale EnergieAusschreibung

Sehr wichtig ist es, dass der öffentliche Auftraggeber genau formuliert was er haben möchte/braucht und worauf der Bieter sein Angebot abgeben soll, um im Nachgang Bieterfragen zu verhindern, die das ganze Vergabeverfahren unnötig verkomplizieren oder in die Länge ziehen.

Folgende Fragen sollte der öffentliche Auftraggeber vor der Vorbereitung der Ausschreibung beantworten können:

Welchen Energieträger (S/G) muss ich ausschreiben?
Wie viele Lieferstellen habe ich?
Wie viele davon sind leistungsgemessen (RLM) und wie viele davon nicht (SLP)?
Möchte ich alleine ausschreiben oder mit anderen öffentlichen Auftraggebern zusammen?
Sollen Lose gebildet werden?
Wann laufen die aktuellen Energielieferverträge ab? Zu wann muss ich neu ausschreiben?
Welche Qualität soll der Energieträger haben? Oder möchte ich sogar beide Möglichkeiten ausschreiben?
Wie lange soll der neue Energieliefervertrag laufen? Möchte ich ggfls. Verlängerungs-optionen offen halten?
Möchte ich einen Formel- oder Festpreis ausschreiben?
Möchte ich die Ausschreibung über eine Auktion laufen lassen? Möchte ich dann nur den Preis auktionieren oder habe ich weitere Wertungskriterien und muss das Verfahren in mehreren Schritten durchführen?
Möchte ich die Ausschreibung „traditionell“ durchführen?
Habe ich weitere Wertungskriterien, die ich bei den Zuschlagskriterien berücksichtigen möchte? Wie sollen diese im Vergleich zum Preis gewichtet werden?
Wann soll die Submission erfolgen?
Wie lange muss sich der Bieter an sein Angebot halten?
Wer entscheidet über den Zuschlag?
Gibt es ggfls. noch interne Sitzungen, in der die Vergabeunterlagen abgesegnet müssen, bevor die Bekanntmachung erfolgt?

Um alle relevanten Daten für den Bieter eindeutig beschreiben zu können, wird dem öffentlichen Auftraggeber die Leistungsbeschreibung (europaweit § 31 VgV; § 121 GWB – national § 7 VOL/A; § 8 EG VOL/A) an die Hand gegeben, die dann Bestandteil der Vergabeunterlagen wird.

Gesetzlich definiert werden öffentliche Auftraggeber im § 99 GWB.

Bei der Schätzung des Auftragswertes ist von der geschätzten Gesamtvergütung für die vorgesehene Leistung einschließlich etwaiger Prämien oder Zahlungen an Bewerber oder Bieter auszugehen. Dabei sind alle Optionen oder etwaige Vertragsverlängerungen zu berücksichtigen (§ 3 VgV).

Ausgeschrieben werden soll eine Erstvertragslaufzeit 01.01.2017 - 31.12.018 sowie 2x 1 Jahr Verlängerung.

Der öffentliche Auftraggeber hat einen jährlichen Stromverbrauch von 3 Mio. kWh. Es werden alle Lieferstellen (LS) berücksichtigt, die ausgeschrieben werden sollen.

3 Mio. kWh * 4 Jahre Vertragslaufzeit = 12 Mio. kWh insgesamt

Zu prüfen ist nun, welchen durchschnittlichen Börsenpreis der öffentliche Auftraggeber erzielen könnte. z. B. wie folgt:

12 Mio. kWh * 3,013 ct/kWh = 361.560 €

Hinzu kommt nun noch der zu erwartende Zuschlag des Bieters, der bei ca. 0,2 ct/kWh liegt.

12 Mio. kWh * 0,2 ct/kWh = 24.000 €

Sowie die Steuern und Abgaben von ca. 9 ct/kWh.

12 Mio. kWh * 9 ct/kWh = 1.080.000 €

Addiert kommt man so auf einen geschätzten Auftragswert von 1.465.560 € (Plus Netzentgelte des jeweiligen Netzbetreibers der auszuschreibenden Lieferstellen).

Die Auswertung der Angebote erfolgt wie folgend beschrieben:

Interessierte Bieter reichen Ihre Angebote verschlüsselt über das vom Auftraggeber vorgegebene Vergabeportal ein. Der Auftraggeber hat erst zum Zeitpunkt der Angebotsöffnung Zugriff auf die Angebote (§§ 10, 53 ff. VgV).

Die vorliegenden Angebote müssen auf Vollständigkeit geprüft werden. Ebenso ob sie fachlich und rechnerisch korrekt sind.

Müssen Unterlagen beim Bieter nachgefordert werden (fehlende Unterlagen, Eigenerklärungen ect.) oder hat der öffentliche Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung/Vergabeunterlage aufgeführt, dass fehlende Unterlagen nicht nachgefordert werden? Die Unterlagen sind vom Bieter nach Aufforderung durch den öffentlichen Auftraggeber innerhalb einer angemessen Frist vorzulegen (europaweit: § 56 Abs. 2+4 VgV; national: § 16 Abs.2 VOL/A).
Der öffentliche Auftraggeber darf vom Bieter nur Aufklärung über das Angebot oder deren Eignung verlangen; z.B. es ist aufgefallen, dass Rundungsfehler aufgetreten sind oder ob der Bieter finanziell in der Lage ist den Auftrag zu stemmen – hierzu könnten Bankauskünfte eingeholt werden (§ 7 EG VOL/A). Verhandlungen sind unzulässig (§ 15 VOL/A).
Ausschluss von Angeboten (Europaweit § 57 VgV; national § 16 Abs. 3 VOL/A: Von der Wertung ausgeschlossen werden Angebote von Bietern, die die Eignungskriterien nicht erfüllen, und Angebote, die nicht den Erfordernissen des § 53 genügen, insbesondere:

Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind,
Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten,
Angebote, in denen Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei
sind,

Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen
vorgenommen worden sind,

Angebote, die nicht die erforderlichen Preisangaben enthalten,
oder

nicht zugelassene Nebenangebote.
Der Zuschlag wird bei europaweiter Ausschreibung gem. § 58 VgV und § 127 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt und erfolgt auf Grundlage der in der Leistungsbeschreibung genannten Zuschlagskriterien. Beim nationalen Verfahren gilt der § 16 Abs. 8 und § 18 VOL/A.

Öffentliche Aufträge dürfen nur an geeignete, also an fachkundige, leistungsfähige sowie gesetzestreue und zuverlässige Unternehmen vergeben werden. Öffentliche Auftraggeber müssen die generelle Eignung eines Bieters für den konkreten Auftrag überprüfen, dies ist ein wesentlicher Teil eines jeden Vergabeverfahrens (§ 122 GWB).

Fakultative Ausschlusskriterien liegen z. B. vor, wenn ein Unternehmen zahlungsunfähig und über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet worden ist oder andere Ausschlussgründe gem. § 124 GWB vorliegen.

Zwingende Ausschlusskriterien liegen z. B. vor, wenn ein Mitarbeiter eines Unternehmens nach § 123 rechtskräftig verurteilt worden ist.

Bietergemeinschaften (auch "Arbeitsgemeinschaften" – ARGE genannt) sind Zusammenschlüsse mehrerer Unternehmen – meist Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) – zwecks gemeinsamer Abgabe eines Angebots im Rahmen einer Ausschreibung und späterer Leistungserbringung. Nicht zuletzt im Hinblick auf den Grundsatz der Förderung mittelständischer Interessen ist die Bildung von Bietergemeinschaften grundsätzlich möglich und eine Benachteiligung gegenüber Einzelbietern nicht zulässig. Für die Leistungserbringung kann der öffentlichen Auftraggeber den Zusammenschluss in einer bestimmten Rechtsform vorgeben.

Bekanntmachung der Ausschreibung: Nachdem der öffentliche Auftraggeber alle Vergabeunterlagen zusammengefasst hat, erfolgt die Bekanntmachung der Ausschreibung. Ebenfalls zu berücksichtigen sind die gesetzlich geregelten Fristen, an die sich der öffentliche Auftraggeber sowie der Bieter halten müssen.

Im Auge behalten sollte man zudem, zu wann der nächste Energieliefervertrag abgeschlossen sein muss, damit der Energieversorger noch genügend Zeit hat, die Lieferstellen beim zuständigen Netzbetreiber anzumelden.

Der öffentliche Auftraggeber muss seine Bekanntmachungen gem. § 40 VgV mit elektronischen Mitteln an das Amt für Veröffentlichung der Europäischen Union übermitteln (TED = Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union).

Vorinformationen können vom öffentlichen Auftraggeber mindestens 35 Tage; max. 12 Monate vor dem Tag der Absendung der Vergabebekanntmachung zur Veröffentlichung an das Amt für Veröffentlichung der Europäischen Union gesandt werden. Wurde die Option der Vorinformation genutzt, kann sich die Mindestfrist für den Eingang von Angeboten im offenen Verfahren auf 15 Tage und im nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren auf 10 Tage verkürzen, sofern die im

• 38 VgV genannten Kriterien erfüllt sind

Vergabebekanntmachungen sowie Bekanntmachung über Auftragsänderungen müssen spätestens 30 Tage nach der Vergabe des öffentlichen Auftrages oder nach Abschluss einer Rahmenvereinbarung in der im § 39 VgV beschriebenen Art und Weise durchgeführt werden.

Bieterfragen kommen in der Regel dann, wenn es Unklarheiten in den Vergabeunterlagen gibt. Das heißt, wenn um zusätzliche Auskünfte/Informationen seitens des Bieters gebeten wird. Meist handelt es sich hierbei einfach nur um Missverständnisse beim Lesen oder nicht eindeutige Formulierungen. Sollte eine solche Frage kommen, müssen alle anderen Bieter über die Frage selbst sowie die Antwort informiert werden.

Der Auftraggeber legt die Frist für den Eingang von Bieterfragen auf ein Datum vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsabgabefrist fest. Geht eine Bieterfrage nach Ablauf der Frist ein, heißt dies nicht, dass sie unbeantwortet bleiben darf. Deckt diese Defizite/Unklarheiten der Vergabeunterlagen auf, müssen Auftraggeber eine Klarstellung herbeiführen.

Das gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (Common Procurement Vocabulary, CPV) schlüsselt Gegenstände eines möglichen Auftrags auf und ordnet ihnen feste Nummern zu. Diese Codes dienen der EU-weiten transparenten Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes.

Energie und verbundene Dienstleistungen:

09000000 - Mineralölerzeugnisse, Brennstoffe, Elektrizität und andere Energiequellen

76000000 – Mit der Gewinnung von Erdöl und Erdgas verbundene Dienstleistungen

Der öffentliche Auftraggeber dokumentiert das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform. Dazu gehört zum Beispiel die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen und interner Beratungen, der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen, der Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen, der Verhandlungen und der Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie der Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag (europaweit: § 8 VgV; national § 20 VOL/A).

elektronische Vergabeverfahren (e-Vergabe)

Dieses Verfahren erlaubt es, Vergabeverfahren vollständig über das Internet und digitale Vergabeplattformen abzuwickeln. Sowohl der Auftraggeber als auch der Bieter profitieren hierdurch durch einheitliche Verfahren und damit geringere Kosten. Das gesamte Ausschreibungsverfahren wird elektronisch abgewickelt.

Liegt der Auftragswert/Schwellenwert über derzeit 214.000 Euro (ab 1.1.2020 für sonstige Liefer-und Dienstleistungsaufträge), ist der öffentliche Auftraggeber an eine europaweite Ausschreibung gem. GWB Teil 4 und VgV gebunden.

Gegenüberstellung Einheitliche Europäische Eigenerklärung, Präqualifizierung und Eignungsnachweise?

Einheitliche Europäische Eigenerklärung: Die EEE KANN von den Vergabestellen bei EU-Vergaben ab dem 18.04.2016 verwendet werden, MUSS aber nicht. Die Unternehmen können ab diesem Zeitpunkt mit dem Angebot eine EEE einreichen und damit den vorläufigen 
Nachweis ihrer Eignung erbringen. Öffentliche Auftraggeber müssen die EEE akzeptieren, wenn sie vom Unternehmen vorgelegt wird (§ 48 VgV). Von dem Unternehmen, das den Zuschlag erhalten soll, muss der Auftraggeber in diesem Fall offizielle Dokumente nachfordern. Dies wiederum kann durch eine Präqualifizierung ersetzt werden.

Präqualifizierung: Ein Bieter kann mittels einer Präqualifizierung statt vieler Einzelnachweise ein Zertifikat abgeben.

Vorteil für Bieter: Zeitersparnis, das Fehler wg. formeller Fehler ausgeschlossen zu werden zu ist gering.

Vorteil für öffentlichen Auftraggeber: Zeitersparnis, präqualifizierte Unternehmen haben bereits Erfahrungen mit öffentlichen Ausschreibungen und gelten als zuverlässige Partner.

Eignungsnachweise: Eine Ansammlung der zu leistende Nachweise des Bieters, die vom öffentlichen Auftraggeber angefordert werden.

Deren Inhalt sind: finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (z.B. Bankauskünfte, Bilanzen, Umsatz der letzten Jahre, Erklärung zu Insolvenzverfahren etc.) und Zuverlässigkeit (z.B. Verstoß gegen das Strafgesetzbuch). Ein Unternehmen kann sich zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit bedienen.

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) ist eine Eigenerklärung, die von Unternehmen über ihre finanzielle Situation sowie über ihre Befähigung und Eignung zur Teilnahme an einem Vergabeverfahren abgegeben wird. Sie ist in allen EU-Amtssprachen verfügbar und dient bei in der EU durchgeführten Vergabeverfahren als vorläufiger Nachweis über die Erfüllung der jeweils festgelegten Bedingungen. Dank der EEE entfällt für die Bieter künftig die Verpflichtung, umfangreiche Unterlagen oder verschiedenste Formulare beizubringen, wie sie bisher bei der Auftragsvergabe in der EU in Verwendung waren. Dadurch wird die Teilnahme an in anderen Mitgliedstaaten durchgeführten Ausschreibungen erheblich erleichtert. Ab Oktober 2018 wird die EEE ausschließlich in elektronischer Form bereitgestellt.

Die Europäische Kommission stellt einen kostenlosen Webdienst für Beschaffer, Bieter und andere interessierte Parteien, die eine EEE elektronisch ausfüllen möchten, zur Verfügung. Das Online-Formular kann ausgefüllt, gedruckt und anschließend dem Beschaffer zusammen mit den weiteren Teilen des Angebots gesendet werden. Wenn das Verfahren auf elektronischem Wege abläuft, kann die EEE exportiert, gespeichert und elektronisch übermittelt werden. EEE, die bei früheren Vergabeverfahren bereitgestellt wurden, können wiederverwendet werden, sofern die Angaben noch korrekt sind. Bieter können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden oder rechtlich belangt werden, wenn sie die Angaben in der EEE stark verfälscht oder Informationen zurückgehalten haben oder die Angaben nicht mit zusätzlichen Unterlagen belegt werden können.

Formelpreisbildung

Die Ausschreibung erfolgt in der Regel über eine Formelpreispreisbildung. Das bedeutet, dass in Absprache mit dem öffentlichen Auftraggeber eine individuelle Formel erstellt wird, die sich zu 100 % am Börsenpreis (EEX) orientiert und dem öffentlichen Auftraggeber die bestmöglichen Konditionen ermöglichen soll.

Die Preise an der Börse fallen oder steigen! Behält der öffentliche Auftraggeber diesen Markt im Blick, hat er in der Hand wie hoch sein Energiepreis sein kann. Die Bieter haben durch die Formelpreisbildung letztlich nur bei dem Zuschlag (Verwaltungsaufwand etc.) Spielraum an der Preisschraube zu drehen. Der Tag an dem die benötigte Energiemenge gekauft werden soll, gibt der öffentliche Auftraggeber vor. Auch ob die Energiemenge in mehreren Tranchen (= Aufteilung des Verbrauchs in Päckchen) aufgeteilt werden soll, kann vom öffentlichen Auftraggeber bestimmt werden.

Festpreis

Jedoch wird nicht immer eine Formelpreisbildung gewünscht. Viele öffentliche Auftraggeber halten am Preismodell „Festpreis“ fest obwohl dieses Preismodell sehr unflexibel ist.

Für einige öffentliche Auftraggeber stellt dieses Modell jedoch weniger Arbeit dar, da sie die Börse nicht ständig im Blick haben müssen und bei vielen öffentlichen Auftraggebern gilt immer noch: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Den Nachteil am Festpreis für die gesamte Laufzeit gebunden zu sein, sehen viele nicht; auch nach dem Vergleich zwischen Formel- und Festpreisbildung.

Bei der Festpreisvariante wird der Bieter aufgefordert bis Tag X einen festen Energiepreis ohne Steuern und Abgaben abzugeben. Anders als bei der Formelpreisbildung kauft man die Menge in einer Tranche und der abgegebene Energiepreis steht für die gesamte Laufzeit fest. Das kann zum Nachteil des öffentlichen Auftraggebers sein, sollten sich die Energiepreise an der Börse nach unten bewegen.

Vorteil:

• Preisstabilität – gut bei steigenden Energiepreisen Planungssicherheit – wichtig bei energieintensiven Produkten

Nachteil:

• Bei fallenden Energiepreisen ließen sich bessere Preise realisieren, daher kann eine zu lange Preisstabilität nachteilig sein. Unflexibles System, das sich bei längeren Vertragslauf-zeiten nicht an verändernde Abnahmesituationen anpassen lässt

• 97 GWB bestimmt, dass "mittelständische Interessen vornehmlich zu berücksichtigen" sind. Dies ist insbesondere durch die losweise Vergabe möglich. Hierunter versteht man die Aufteilung der Leistungen der Menge (Teillose) oder nach Art und Fachgebiet (Fachlose). Eine gesamthafte Vergabe soll zulässig sein, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Gemeint sind hier besondere Umstände, die über den regelmäßig gesteigerten Aufwand der erforderlichen Koordination hinausgehen.

Unbeschadet des § 97 Absatz 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen kann der öffentliche Auftraggeber gem. § 30 VgV festlegen, ob die Angebote nur für ein Los, für mehrere oder für alle Lose eingereicht werden dürfen. Er kann, auch wenn Angebote für mehrere oder alle Lose eingereicht werden dürfen, die Zahl der Lose auf eine Höchstzahl beschränken, für die ein einzelner Bieter den Zuschlag erhalten kann.

Um alle relevanten Daten für den Bieter eindeutig beschreiben zu können, wird dem öffentlichen Auftraggeber die Leistungsbeschreibung (europaweit § 31 VgV; § 121 GWB – national § 7 VOL/A; § 8 EG VOL/A) an die Hand gegeben, die dann Bestandteil der Vergabeunterlagen wird.

In der Leistungsbeschreibung sind die Merkmale des Auftragsgegenstandes genau zu beschreiben. Es ist nicht erlaubt mittels der Leistungsbeschreibung nur ein bestimmtes Produkt auszuschreiben, das nur von einem Bieter angeboten werden kann. Der Zusatz „oder gleichwertig“ muss mit aufgeführt werden.

Inhalte der Leistungsbeschreibung sind u. a.:

• Ausschreibungsgegenstand (x Lieferstellen; x kwh Verbrauch)
• Energiequalität
• Laufzeit/Verlängerungsoption
• Preisgestaltung
• Mengenbeschaffung
• Abgabetermin Angebot
• Bindefrist Angebot
• Zuschlags-/Wertungskriterien

Wie die Mengenbestellung erfolgt, wird vom öffentlichen Auftraggeber in der Vorbereitungsphase der Ausschreibung in der Leistungsbeschreibung definiert. Je nachdem wie der öffentliche Auftraggeber beschaffen möchte, kann er seinen Verbrauch in eine oder mehrere Tranchen aufteilen.

Bsp.: Ausgeschrieben werden soll eine Erstvertragslaufzeit 01.01.2017 - 31.12.018 sowie 2x 1 Jahr Verlängerung.

Der öffentliche Auftraggeber hat in der Leistungsbeschreibung festgehalten, dass die Mengenbeschaffung für die einzelnen Kalenderjahre erfolgt – jeweils in einer Tranche. Dies gilt auch für die Verlängerung. Hierzu wird auch pro Kalenderjahr die Preisbildung definiert und in der Leistungsbeschreibung aufgeführt.

D.h. Die Beschaffung für die Verbrauchsmenge 2017, 2018, 2019 und 2020 kann getrennt erfolgen. Sollten die Börsenpreise jedoch so gut stehen, dass der öffentliche Auftraggeber sich die günstigen Preise sichern will, können alle Tranchen an einem Tag gekauft werden – mit der dazugehörigen Preisbildung.

Die Beschaffung erfolgt, indem der öffentliche Auftraggeber oder ein Bevollmächtigter eine schriftliche Willenserklärung zum Kauf der Tranche aufgibt (per E-Mail oder Fax). Diese muss bis 14 Uhr eines Kalendertages beim Energieversorger eingehen, sodass die Menge von diesem Tag beschafft werden kann. Für die Berechnung des EP gilt dann der jeweilige Tagesendpreis der an der EEX gehandelt wird.

Sobald der Energieversorger die Preise bestätigt, sollte der öffentliche Auftraggeber prüfen ob diese korrekt sind. D.h. er muss sich die Börsenpreise des ausgewählten Tages der Kauforder ansehen und ggfls. das Z des Angebotes.

Sind die Preise ok, können diese dem Energieversorger bestätigt werden.

Sollte der öffentliche Auftraggeber nicht alle Laufzeiten zu einem Zeitpunkt kaufen wollen, sollte er die in der Leistungsbeschreibung genannten Zeiträume der Kauforder sowie die Börse im Blick behalten.

Öffentliche Auftraggeber sind an gesetzliche Regelungen gebunden.

Folgend genannte gelten seit dem 18.04.2016:

Das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union dient der europaweiten Auftragsbekanntmachungen und sonstigen Informationen im Kontext öffentlicher Beschaffungsvorgänge.

Es ist als online-Version unter http://ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do verfügbar.

Aufgabe von TED: freie Zugänglichkeit aller EU-Bekanntmachungen öffentlicher Auftraggeber.

Zuständig für vollständige und wahre Angaben in der Onlineversion ist das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften. Hierin werden die Bekanntmachungen vor Veröffentlichung gesendet. Die Formblätter der jeweiligen Bekanntmachung werden ebenfalls von TED bereitgestellt.

Ausschreibungen, die von öffentlichen Stellen der europäischen Länder veröffentlicht werden, müssen ab einem größeren Umfang (siehe Schwellenwerte), in der gesamten EU bekannt gemacht werden.

Wie geht man mit ungewöhnlich niedrigen Preisen um?

Erscheint ein Angebot ungewöhnlich niedrig, kann der öffentliche Auftraggeber von dem jeweiligen Bieter um Aufklärung bitten. Kann er nach der Prüfung kein Grund für das niedrige Angebot erkennen bzw. ist die Aufklärung unzureichend, kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden (europaweit: § 60 VgV; national § 16 Abs. 6 VOL/A).

Seit dem 18.04.2016 muss der öffentliche Auftraggeber die kompletten Vergabeunterlagen elektronisch zur Verfügung stellen.

Um dem Bieter den Zugang kostenfrei zu ermöglichen, kann man sich diversen Portalen bedienen.

Damit der Bieter auf das Portal zugreifen kann, wird in der Bekanntmachung ein Link hinterlegt

(§ 41 VgV).

Der Bieter kann sich bis kurz vor der Submission die Vergabeunterlagen ansehen. Für den rechtzeitigen Eingang der Angebotsunterlagen ist er selbst verantwortlich.

Vergabeunterlagen beinhalten alle Angaben, die der Bieter benötigt, um zu entscheiden an einem Vergabeverfahren teilnehmen zu wollen oder nicht (europaweit § 29 VgV – national § 8 VOL/A).

Sie bestehen i. d. R. aus:

• Formblatt zur Angebotsabgabe
• Lieferstellenübersicht
• Lastgangdaten (soweit RLM-LS vorhanden)
• Leistungsbeschreibung
• Vertragsbedingungen (Muster SLV/GLV)
• Eignungskriterien (§ 122 GWB)
• Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistung (§ 9 VOL/A)

Zuschlag

Der Zuschlag wird bei europaweiter Ausschreibung gem. § 58 VgV und § 127 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt und erfolgt auf Grundlage der in der Leistungsbeschreibung genannten Zuschlagskriterien. Beim nationalen Verfahren gilt der § 16 Abs. 8 und § 18 VOL/A.

Energiepreis: Der öffentliche Auftraggeber kann durch die Nutzung einer Formelpreisbildung, die er in der Vorbereitungsphase für sich festsetzt und mit in die Leistungsbeschreibung aufnimmt, dem Bieter aufweisen wie die Preisgestaltung aussehen soll. Das heißt dass durch solch eine Formelpreisbildung, die sich zu 100 % an der Energiebörse (EEX) orientiert, der Bieter letztlich nur die Möglichkeit hat seinen Zuschlag (Z) für den eigenen Verwaltungsaufwand zu definieren. Dieser Faktor „Z“ ist letztlich ausschlaggebend, um den Energiepreis bewerten zu können.

Netznutzungsentgelte des Netzbetreibers können nicht beeinflusst werden. Diese werden jährlich vom Netzbetreiber festgelegt und werden auf dessen Homepage veröffentlicht.

Das Gleiche gilt für die Steuern und Abgaben. Die ebenfalls jährlich neu festgelegt werden.

Den Erfolg oder Misserfolg einer Ausschreibung kann man mit der richtigen Auswahl seiner Zuschlagskriterien steuern. Sinn und Zweck dieser Kriterien ist es, dem Bieter aufzuweisen wie er sein Angebot gestalten muss und dem öffentlichen Auftraggeber dienen sie zur Auswertung der eingehenden Angebote. Wichtig für die Auswahl der Zuschlagskriterien ist, dass diese mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen müssen (§ 127 Abs. 3 GWB; § 16 Abs. 7 u. 8 VOL/A).

Ausschlusskriterium (A-Kriterium):

Die Nichterfüllung des Kriteriums führt zum Ausschluss des Angebotes. Erfüllt ein Angebot nur ein einziges Ausschlusskriterium nicht, muss es von der Wertung ausgeschlossen werden (§§ 123 + 124 GWB; § 19 EG VOL/A).

Ausschlusskriterien werden nicht mit einer Gewichtung versehen. Entweder sie werden erfüllt (ja) oder nicht (nein). Das fiktive Gewicht von Ausschlusskriterien ist immer 100 %.

Bsp.: Der öffentliche Auftraggeber fordert eine bestimmte bzw. eine gleichwertige Energiequalität. Ist diese Qualität nicht gegeben, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.

Bewertungskriterium (B-Kriterium):

Die Nichterfüllung des Kriteriums führt nicht zwingend zum Ausschluss. Das Kriterium wird mit Punkten (Noten) bewertet. Das heißt, dass die Angebote nach Erfüllungsgrad des Kriteriums bewertet werden.

Bsp.: Wir bleiben bei der Energiequalität. Der öffentliche Auftraggeber schreibt Ökostrom sowie Graustrom im gleichen Vergabeverfahren aus. Die Bewertung erfolgt bspw. mittels einer Benotung durch Punktevergabe. Dem öffentlichen Auftraggeber ist Ökostrom wichtig und er ist bereit hierfür mehr zu zahlen, möchte jedoch auch anderen Bietern eine Chance geben. Seine endgültige Entscheidung, ob Öko- oder Graustrom fällt also mit der Bewertung der Angebote. Als Basispunktzahl werden 1.000 festgelegt. Die Qualität wird ebenfalls in Punkte aufgeteilt. So erhält das Angebot mit Ökostrom 30 Punkte und das mit Graustrom 0 Punkte. Das heißt nicht, dass der Anbieter mit dem Graustrom ausgeschlossen wird, der abgegebene Preis fällt ebenfalls unter die Bewertung.

Rechenbeispiel:

Ob nun A- oder B-Kriterium: Welches Zuschlagskriterium wie gewichtet wird, muss der öffentliche Auftraggeber in den Vergabeunterlagen deutlich machen. Jedoch ist darauf zu achten, dass der Stellenwert der Kriterien in Relation zueinander steht. Ebenso MUSS das Kriterium Preis immer eine Rolle spielen.

(1) Quelle: Praxisratgeber Vergaberecht

(2) Energiekosten gesamt / Punkte gesamt