Gesetzlich definiert werden öffentliche Auftraggeber im § 99 GWB.

Bei der Schätzung des Auftragswertes ist von der geschätzten Gesamtvergütung für die vorgesehene Leistung einschließlich etwaiger Prämien oder Zahlungen an Bewerber oder Bieter auszugehen. Dabei sind alle Optionen oder etwaige Vertragsverlängerungen zu berücksichtigen (§ 3 VgV).

Ausgeschrieben werden soll eine Erstvertragslaufzeit 01.01.2017 - 31.12.018 sowie 2x 1 Jahr Verlängerung.

Der öffentliche Auftraggeber hat einen jährlichen Stromverbrauch von 3 Mio. kWh. Es werden alle Lieferstellen (LS) berücksichtigt, die ausgeschrieben werden sollen.

3 Mio. kWh * 4 Jahre Vertragslaufzeit = 12 Mio. kWh insgesamt

Zu prüfen ist nun, welchen durchschnittlichen Börsenpreis der öffentliche Auftraggeber erzielen könnte. z. B. wie folgt:

12 Mio. kWh * 3,013 ct/kWh = 361.560 €

Hinzu kommt nun noch der zu erwartende Zuschlag des Bieters, der bei ca. 0,2 ct/kWh liegt.

12 Mio. kWh * 0,2 ct/kWh = 24.000 €

Sowie die Steuern und Abgaben von ca. 9 ct/kWh.

12 Mio. kWh * 9 ct/kWh = 1.080.000 €

Addiert kommt man so auf einen geschätzten Auftragswert von 1.465.560 € (Plus Netzentgelte des jeweiligen Netzbetreibers der auszuschreibenden Lieferstellen).

Die Auswertung der Angebote erfolgt wie folgend beschrieben:

Interessierte Bieter reichen Ihre Angebote verschlüsselt über das vom Auftraggeber vorgegebene Vergabeportal ein. Der Auftraggeber hat erst zum Zeitpunkt der Angebotsöffnung Zugriff auf die Angebote (§§ 10, 53 ff. VgV).

Die vorliegenden Angebote müssen auf Vollständigkeit geprüft werden. Ebenso ob sie fachlich und rechnerisch korrekt sind.

Öffentliche Aufträge dürfen nur an geeignete, also an fachkundige, leistungsfähige sowie gesetzestreue und zuverlässige Unternehmen vergeben werden. Öffentliche Auftraggeber müssen die generelle Eignung eines Bieters für den konkreten Auftrag überprüfen, dies ist ein wesentlicher Teil eines jeden Vergabeverfahrens (§ 122 GWB).

Fakultative Ausschlusskriterien liegen z. B. vor, wenn ein Unternehmen zahlungsunfähig und über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet worden ist oder andere Ausschlussgründe gem. § 124 GWB vorliegen.

Zwingende Ausschlusskriterien liegen z. B. vor, wenn ein Mitarbeiter eines Unternehmens nach § 123 rechtskräftig verurteilt worden ist.

Bekanntmachung der Ausschreibung: Nachdem der öffentliche Auftraggeber alle Vergabeunterlagen zusammengefasst hat, erfolgt die Bekanntmachung der Ausschreibung. Ebenfalls zu berücksichtigen sind die gesetzlich geregelten Fristen, an die sich der öffentliche Auftraggeber sowie der Bieter halten müssen.

Im Auge behalten sollte man zudem, zu wann der nächste Energieliefervertrag abgeschlossen sein muss, damit der Energieversorger noch genügend Zeit hat, die Lieferstellen beim zuständigen Netzbetreiber anzumelden.

Der öffentliche Auftraggeber muss seine Bekanntmachungen gem. § 40 VgV mit elektronischen Mitteln an das Amt für Veröffentlichung der Europäischen Union übermitteln (TED = Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union).

Vorinformationen können vom öffentlichen Auftraggeber mindestens 35 Tage; max. 12 Monate vor dem Tag der Absendung der Vergabebekanntmachung zur Veröffentlichung an das Amt für Veröffentlichung der Europäischen Union gesandt werden. Wurde die Option der Vorinformation genutzt, kann sich die Mindestfrist für den Eingang von Angeboten im offenen Verfahren auf 15 Tage und im nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren auf 10 Tage verkürzen, sofern die im

• 38 VgV genannten Kriterien erfüllt sind

Vergabebekanntmachungen sowie Bekanntmachung über Auftragsänderungen müssen spätestens 30 Tage nach der Vergabe des öffentlichen Auftrages oder nach Abschluss einer Rahmenvereinbarung in der im § 39 VgV beschriebenen Art und Weise durchgeführt werden.

Der Auftraggeber legt die Frist für den Eingang von Bieterfragen auf ein Datum vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsabgabefrist fest. Geht eine Bieterfrage nach Ablauf der Frist ein, heißt dies nicht, dass sie unbeantwortet bleiben darf. Deckt diese Defizite/Unklarheiten der Vergabeunterlagen auf, müssen Auftraggeber eine Klarstellung herbeiführen.

Liegt der Auftragswert/Schwellenwert über derzeit 214.000 Euro (ab 1.1.2020 für sonstige Liefer-und Dienstleistungsaufträge), ist der öffentliche Auftraggeber an eine europaweite Ausschreibung gem. GWB Teil 4 und VgV gebunden.

Gegenüberstellung Einheitliche Europäische Eigenerklärung, Präqualifizierung und Eignungsnachweise?

Einheitliche Europäische Eigenerklärung: Die EEE KANN von den Vergabestellen bei EU-Vergaben ab dem 18.04.2016 verwendet werden, MUSS aber nicht. Die Unternehmen können ab diesem Zeitpunkt mit dem Angebot eine EEE einreichen und damit den vorläufigen 
Nachweis ihrer Eignung erbringen. Öffentliche Auftraggeber müssen die EEE akzeptieren, wenn sie vom Unternehmen vorgelegt wird (§ 48 VgV). Von dem Unternehmen, das den Zuschlag erhalten soll, muss der Auftraggeber in diesem Fall offizielle Dokumente nachfordern. Dies wiederum kann durch eine Präqualifizierung ersetzt werden.

Präqualifizierung: Ein Bieter kann mittels einer Präqualifizierung statt vieler Einzelnachweise ein Zertifikat abgeben.

Vorteil für Bieter: Zeitersparnis, das Fehler wg. formeller Fehler ausgeschlossen zu werden zu ist gering.

Vorteil für öffentlichen Auftraggeber: Zeitersparnis, präqualifizierte Unternehmen haben bereits Erfahrungen mit öffentlichen Ausschreibungen und gelten als zuverlässige Partner.

Eignungsnachweise: Eine Ansammlung der zu leistende Nachweise des Bieters, die vom öffentlichen Auftraggeber angefordert werden.

Deren Inhalt sind: finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (z.B. Bankauskünfte, Bilanzen, Umsatz der letzten Jahre, Erklärung zu Insolvenzverfahren etc.) und Zuverlässigkeit (z.B. Verstoß gegen das Strafgesetzbuch). Ein Unternehmen kann sich zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit bedienen.

Formelpreisbildung

Die Ausschreibung erfolgt in der Regel über eine Formelpreispreisbildung. Das bedeutet, dass in Absprache mit dem öffentlichen Auftraggeber eine individuelle Formel erstellt wird, die sich zu 100 % am Börsenpreis (EEX) orientiert und dem öffentlichen Auftraggeber die bestmöglichen Konditionen ermöglichen soll.

Die Preise an der Börse fallen oder steigen! Behält der öffentliche Auftraggeber diesen Markt im Blick, hat er in der Hand wie hoch sein Energiepreis sein kann. Die Bieter haben durch die Formelpreisbildung letztlich nur bei dem Zuschlag (Verwaltungsaufwand etc.) Spielraum an der Preisschraube zu drehen. Der Tag an dem die benötigte Energiemenge gekauft werden soll, gibt der öffentliche Auftraggeber vor. Auch ob die Energiemenge in mehreren Tranchen (= Aufteilung des Verbrauchs in Päckchen) aufgeteilt werden soll, kann vom öffentlichen Auftraggeber bestimmt werden.

Festpreis

Jedoch wird nicht immer eine Formelpreisbildung gewünscht. Viele öffentliche Auftraggeber halten am Preismodell „Festpreis“ fest obwohl dieses Preismodell sehr unflexibel ist.

Für einige öffentliche Auftraggeber stellt dieses Modell jedoch weniger Arbeit dar, da sie die Börse nicht ständig im Blick haben müssen und bei vielen öffentlichen Auftraggebern gilt immer noch: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Den Nachteil am Festpreis für die gesamte Laufzeit gebunden zu sein, sehen viele nicht; auch nach dem Vergleich zwischen Formel- und Festpreisbildung.

Bei der Festpreisvariante wird der Bieter aufgefordert bis Tag X einen festen Energiepreis ohne Steuern und Abgaben abzugeben. Anders als bei der Formelpreisbildung kauft man die Menge in einer Tranche und der abgegebene Energiepreis steht für die gesamte Laufzeit fest. Das kann zum Nachteil des öffentlichen Auftraggebers sein, sollten sich die Energiepreise an der Börse nach unten bewegen.

Vorteil:

• Preisstabilität – gut bei steigenden Energiepreisen Planungssicherheit – wichtig bei energieintensiven Produkten

Nachteil:

• Bei fallenden Energiepreisen ließen sich bessere Preise realisieren, daher kann eine zu lange Preisstabilität nachteilig sein. Unflexibles System, das sich bei längeren Vertragslauf-zeiten nicht an verändernde Abnahmesituationen anpassen lässt

• 97 GWBbestimmt, dass "mittelständische Interessen vornehmlich zu berücksichtigen" sind. Dies ist insbesondere durch die losweise Vergabe möglich. Hierunter versteht man die Aufteilung der Leistungen der Menge (Teillose) oder nach Art und Fachgebiet (Fachlose). Eine gesamthafte Vergabe soll zulässig sein, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Gemeint sind hier besondere Umstände, die über den regelmäßig gesteigerten Aufwand der erforderlichen Koordination hinausgehen.

Unbeschadet des § 97 Absatz 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen kann der öffentliche Auftraggeber gem. § 30 VgV festlegen, ob die Angebote nur für ein Los, für mehrere oder für alle Lose eingereicht werden dürfen. Er kann, auch wenn Angebote für mehrere oder alle Lose eingereicht werden dürfen, die Zahl der Lose auf eine Höchstzahl beschränken, für die ein einzelner Bieter den Zuschlag erhalten kann.

Um alle relevanten Daten für den Bieter eindeutig beschreiben zu können, wird dem öffentlichen Auftraggeber die Leistungsbeschreibung (europaweit § 31 VgV; § 121 GWB – national § 7 VOL/A; § 8 EG VOL/A) an die Hand gegeben, die dann Bestandteil der Vergabeunterlagen wird.

In der Leistungsbeschreibung sind die Merkmale des Auftragsgegenstandes genau zu beschreiben. Es ist nicht erlaubt mittels der Leistungsbeschreibung nur ein bestimmtes Produkt auszuschreiben, das nur von einem Bieter angeboten werden kann. Der Zusatz „oder gleichwertig“ muss mit aufgeführt werden.

Inhalte der Leistungsbeschreibung sind u. a.:

• Ausschreibungsgegenstand (x Lieferstellen; x kwh Verbrauch)
• Energiequalität
• Laufzeit/Verlängerungsoption
• Preisgestaltung
• Mengenbeschaffung
• Abgabetermin Angebot
• Bindefrist Angebot
• Zuschlags-/Wertungskriterien

Öffentliche Auftraggeber sind an gesetzliche Regelungen gebunden.

Folgend genannte gelten seit dem 18.04.2016:

Das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union dient der europaweiten Auftragsbekanntmachungen und sonstigen Informationen im Kontext öffentlicher Beschaffungsvorgänge.

Es ist als online-Version unter http://ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do verfügbar.

Aufgabe von TED: freie Zugänglichkeit aller EU-Bekanntmachungen öffentlicher Auftraggeber.

Zuständig für vollständige und wahre Angaben in der Onlineversion ist das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften. Hierin werden die Bekanntmachungen vor Veröffentlichung gesendet. Die Formblätter der jeweiligen Bekanntmachung werden ebenfalls von TED bereitgestellt.

Ausschreibungen, die von öffentlichen Stellen der europäischen Länder veröffentlicht werden, müssen ab einem größeren Umfang (siehe Schwellenwerte), in der gesamten EU bekannt gemacht werden.

Wie geht man mit ungewöhnlich niedrigen Preisen um?

Erscheint ein Angebot ungewöhnlich niedrig, kann der öffentliche Auftraggeber von dem jeweiligen Bieter um Aufklärung bitten. Kann er nach der Prüfung kein Grund für das niedrige Angebot erkennen bzw. ist die Aufklärung unzureichend, kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden (europaweit: § 60 VgV; national § 16 Abs. 6 VOL/A).

Seit dem 18.04.2016 muss der öffentliche Auftraggeber die kompletten Vergabeunterlagen elektronisch zur Verfügung stellen.

Um dem Bieter den Zugang kostenfrei zu ermöglichen, kann man sich diversen Portalen bedienen.

Damit der Bieter auf das Portal zugreifen kann, wird in der Bekanntmachung ein Link hinterlegt

(§ 41 VgV).

Der Bieter kann sich bis kurz vor der Submission die Vergabeunterlagen ansehen. Für den rechtzeitigen Eingang der Angebotsunterlagen ist er selbst verantwortlich.

Vergabeunterlagen beinhalten alle Angaben, die der Bieter benötigt, um zu entscheiden an einem Vergabeverfahren teilnehmen zu wollen oder nicht (europaweit § 29 VgV – national § 8 VOL/A).

Sie bestehen i. d. R. aus:

• Formblatt zur Angebotsabgabe
• Lieferstellenübersicht
• Lastgangdaten (soweit RLM-LS vorhanden)
• Leistungsbeschreibung
• Vertragsbedingungen (Muster SLV/GLV)
• Eignungskriterien (§ 122 GWB)
• Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistung (§ 9 VOL/A)

Zuschlag

Der Zuschlag wird bei europaweiter Ausschreibung gem. § 58 VgV und § 127 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt und erfolgt auf Grundlage der in der Leistungsbeschreibung genannten Zuschlagskriterien. Beim nationalen Verfahren gilt der § 16 Abs. 8 und § 18 VOL/A.

Energiepreis: Der öffentliche Auftraggeber kann durch die Nutzung einer Formelpreisbildung, die er in der Vorbereitungsphase für sich festsetzt und mit in die Leistungsbeschreibung aufnimmt, dem Bieter aufweisen wie die Preisgestaltung aussehen soll. Das heißt dass durch solch eine Formelpreisbildung, die sich zu 100 % an der Energiebörse (EEX) orientiert, der Bieter letztlich nur die Möglichkeit hat seinen Zuschlag (Z) für den eigenen Verwaltungsaufwand zu definieren. Dieser Faktor „Z“ ist letztlich ausschlaggebend, um den Energiepreis bewerten zu können.

Netznutzungsentgelte des Netzbetreibers können nicht beeinflusst werden. Diese werden jährlich vom Netzbetreiber festgelegt und werden auf dessen Homepage veröffentlicht.

Das Gleiche gilt für die Steuern und Abgaben. Die ebenfalls jährlich neu festgelegt werden.

Den Erfolg oder Misserfolg einer Ausschreibung kann man mit der richtigen Auswahl seiner Zuschlagskriterien steuern. Sinn und Zweck dieser Kriterien ist es, dem Bieter aufzuweisen wie er sein Angebot gestalten muss und dem öffentlichen Auftraggeber dienen sie zur Auswertung der eingehenden Angebote. Wichtig für die Auswahl der Zuschlagskriterien ist, dass diese mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen müssen (§ 127 Abs. 3 GWB; § 16 Abs. 7 u. 8 VOL/A).

Ausschlusskriterium (A-Kriterium):

Die Nichterfüllung des Kriteriums führt zum Ausschluss des Angebotes. Erfüllt ein Angebot nur ein einziges Ausschlusskriterium nicht, muss es von der Wertung ausgeschlossen werden (§§ 123 + 124 GWB; § 19 EG VOL/A).

Ausschlusskriterien werden nicht mit einer Gewichtung versehen. Entweder sie werden erfüllt (ja) oder nicht (nein). Das fiktive Gewicht von Ausschlusskriterien ist immer 100 %.

Bsp.: Der öffentliche Auftraggeber fordert eine bestimmte bzw. eine gleichwertige Energiequalität. Ist diese Qualität nicht gegeben, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.

Bewertungskriterium (B-Kriterium):

Die Nichterfüllung des Kriteriums führt nicht zwingend zum Ausschluss. Das Kriterium wird mit Punkten (Noten) bewertet. Das heißt, dass die Angebote nach Erfüllungsgrad des Kriteriums bewertet werden.

Bsp.: Wir bleiben bei der Energiequalität. Der öffentliche Auftraggeber schreibt Ökostrom sowie Graustrom im gleichen Vergabeverfahren aus. Die Bewertung erfolgt bspw. mittels einer Benotung durch Punktevergabe. Dem öffentlichen Auftraggeber ist Ökostrom wichtig und er ist bereit hierfür mehr zu zahlen, möchte jedoch auch anderen Bietern eine Chance geben. Seine endgültige Entscheidung, ob Öko- oder Graustrom fällt also mit der Bewertung der Angebote. Als Basispunktzahl werden 1.000 festgelegt. Die Qualität wird ebenfalls in Punkte aufgeteilt. So erhält das Angebot mit Ökostrom 30 Punkte und das mit Graustrom 0 Punkte. Das heißt nicht, dass der Anbieter mit dem Graustrom ausgeschlossen wird, der abgegebene Preis fällt ebenfalls unter die Bewertung.

Rechenbeispiel:

Ob nun A- oder B-Kriterium: Welches Zuschlagskriterium wie gewichtet wird, muss der öffentliche Auftraggeber in den Vergabeunterlagen deutlich machen. Jedoch ist darauf zu achten, dass der Stellenwert der Kriterien in Relation zueinander steht. Ebenso MUSS das Kriterium Preis immer eine Rolle spielen.

(1) Quelle: Praxisratgeber Vergaberecht

(2) = Energiekosten gesamt / Punkte gesamt