FAQ für die kommunale EnergieAusschreibung

Gesetzlich definiert werden öffentliche Auftraggeber im § 99 GWB.

Öffentliche Aufträge dürfen nur an geeignete, also an fachkundige, leistungsfähige sowie gesetzestreue und zuverlässige Unternehmen vergeben werden. Öffentliche Auftraggeber müssen die generelle Eignung eines Bieters für den konkreten Auftrag überprüfen, dies ist ein wesentlicher Teil eines jeden Vergabeverfahrens (§ 122 GWB).

Fakultative Ausschlusskriterien liegen z. B. vor, wenn ein Unternehmen zahlungsunfähig und über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet worden ist oder andere Ausschlussgründe gem. § 124 GWB vorliegen.

Zwingende Ausschlusskriterien liegen z. B. vor, wenn ein Mitarbeiter eines Unternehmens nach § 123 rechtskräftig verurteilt worden ist.

Bietergemeinschaften (auch "Arbeitsgemeinschaften" – ARGE genannt) sind Zusammenschlüsse mehrerer Unternehmen – meist Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) – zwecks gemeinsamer Abgabe eines Angebots im Rahmen einer Ausschreibung und späterer Leistungserbringung. Nicht zuletzt im Hinblick auf den Grundsatz der Förderung mittelständischer Interessen ist die Bildung von Bietergemeinschaften grundsätzlich möglich und eine Benachteiligung gegenüber Einzelbietern nicht zulässig. Für die Leistungserbringung kann der öffentlichen Auftraggeber den Zusammenschluss in einer bestimmten Rechtsform vorgeben.

Bieterfragen kommen in der Regel dann, wenn es Unklarheiten in den Vergabeunterlagen gibt. Das heißt, wenn um zusätzliche Auskünfte/Informationen seitens des Bieters gebeten wird. Meist handelt es sich hierbei einfach nur um Missverständnisse beim Lesen oder nicht eindeutige Formulierungen. Sollte eine solche Frage kommen, müssen alle anderen Bieter über die Frage selbst sowie die Antwort informiert werden.

Der Auftraggeber legt die Frist für den Eingang von Bieterfragen auf ein Datum vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsabgabefrist fest. Geht eine Bieterfrage nach Ablauf der Frist ein, heißt dies nicht, dass sie unbeantwortet bleiben darf. Deckt diese Defizite/Unklarheiten der Vergabeunterlagen auf, müssen Auftraggeber eine Klarstellung herbeiführen.

Das gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (Common Procurement Vocabulary, CPV) schlüsselt Gegenstände eines möglichen Auftrags auf und ordnet ihnen feste Nummern zu. Diese Codes dienen der EU-weiten transparenten Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes.

Die Schwellenwerte bilden das wichtigste Abgrenzungsmerkmal für die Frage, welche Regeln und Vorschriften von öffentlichen Auftraggebern bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen sowie der Ausrichtung von Wettbewerben zu beachten sind.

Derzeit liegt der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge liegt er bei 215.000 Euro, im Sektorenbereich bei 431.000 Euro (gelten ab dem 01.01.2022).

Sie werden von der EU alle zwei Jahre überprüft und neu festgelegt.

GWB verweist in § 106 einheitlich auf die jeweils geltenden Fassungen der Schwellenwerte (dynamische Verweisung). Eine Anpassung bei neuen Schwellenwerten (wie es früher erforderlich war) ist jetzt nicht mehr nötig.

BMWK veröffentlicht neue Schwellenwerte im Bundesanzeiger, sobald sie von der EU-Kommission im EU-Amtsblatt veröffentlicht worden sind (§ 106 Abs. 3 GWB) – zuletzt für 2022 und 2023.

Um alle relevanten Daten für den Bieter eindeutig beschreiben zu können, wird dem öffentlichen Auftraggeber die Leistungsbeschreibung an die Hand gegeben, die dann Bestandteil der Vergabeunterlagen wird.

In der Leistungsbeschreibung sind die Merkmale des Auftragsgegenstandes genau zu beschreiben. Es ist nicht erlaubt mittels der Leistungsbeschreibung nur ein bestimmtes Produkt auszuschreiben, das nur von einem Bieter angeboten werden kann. Der Zusatz „oder gleichwertig“ muss mit aufgeführt werden.

Inhalte der Leistungsbeschreibung sind u. a.:

• Ausschreibungsgegenstand (x Lieferstellen; x kWh Verbrauch)
• Energiequalität
• Laufzeit/Verlängerungsoption
• Preisgestaltung
• Mengenbeschaffung
• Abgabetermin Angebot
• Bindefrist Angebot
• Zuschlags-/Wertungskriterien

Das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union dient der europaweiten Auftragsbekanntmachungen und sonstigen Informationen im Kontext öffentlicher Beschaffungsvorgänge.

https://ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do?lg=DE

Energiepreis: Der öffentliche Auftraggeber kann durch Formelpreisbildung dem Bieter aufweisen aus welchen Preisbestandteilen sich der Energiepreis bilden soll. Soweit börsennotiert gehandelt, orientiert sich dieser Energiepreis zu 100 % an der Energiebörse (EEX). Der Bieter hat letztlich nur die Möglichkeit hat seinen Zuschlag/Dienstleistungsentgelt (Z) zu definieren.

Netznutzungsentgelte des Netzbetreibers können nicht beeinflusst werden. Diese werden jährlich vom Netzbetreiber festgelegt und werden auf dessen Homepage veröffentlicht.

Das Gleiche gilt für die Steuern und Abgaben. Die ebenfalls jährlich neu festgelegt werden.

Den Erfolg oder Misserfolg einer Ausschreibung kann man mit der richtigen Auswahl seiner Zuschlagskriterien steuern. Sinn und Zweck dieser Kriterien ist es, dem Bieter aufzuweisen wie er sein Angebot gestalten muss und dem öffentlichen Auftraggeber dienen sie zur Auswertung der eingehenden Angebote. Wichtig für die Auswahl der Zuschlagskriterien ist, dass diese mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen müssen (§ 127 Abs. 3 GWB; § 16 Abs. 7 u. 8 VOL/A).

Sehr wichtig ist es, dass der öffentliche Auftraggeber genau formuliert was er haben möchte/braucht und worauf der Bieter sein Angebot abgeben soll, um im Nachgang Bieterfragen zu verhindern, die das ganze Vergabeverfahren unnötig verkomplizieren oder in die Länge ziehen.

Folgende Fragen sollte der öffentliche Auftraggeber vor der Vorbereitung der Ausschreibung beantworten können:

Welchen Energieträger (S/G) muss ich ausschreiben?
Wie viele Lieferstellen habe ich?
Wie viele davon sind leistungsgemessen (RLM) und wie viele davon nicht (SLP)?
Möchte ich alleine ausschreiben oder mit anderen öffentlichen Auftraggebern zusammen?
Sollen Lose gebildet werden?
Wann laufen die aktuellen Energielieferverträge ab? Zu wann muss ich neu ausschreiben?
Welche Qualität soll der Energieträger haben? Oder möchte ich sogar beide Möglichkeiten ausschreiben?
Wie lange soll der neue Energieliefervertrag laufen? Möchte ich ggfls. Verlängerungs-optionen offen halten?
Möchte ich einen Formel- oder Festpreis ausschreiben?
Möchte ich die Ausschreibung über eine Auktion laufen lassen? Möchte ich dann nur den Preis auktionieren oder habe ich weitere Wertungskriterien und muss das Verfahren in mehreren Schritten durchführen?
Möchte ich die Ausschreibung „traditionell“ durchführen?
Habe ich weitere Wertungskriterien, die ich bei den Zuschlagskriterien berücksichtigen möchte? Wie sollen diese im Vergleich zum Preis gewichtet werden?
Wann soll die Submission erfolgen?
Wie lange muss sich der Bieter an sein Angebot halten?
Wer entscheidet über den Zuschlag?
Gibt es ggfls. noch interne Sitzungen, in der die Vergabeunterlagen abgesegnet müssen, bevor die Bekanntmachung erfolgt?

Um alle relevanten Daten für den Bieter eindeutig beschreiben zu können, wird dem öffentlichen Auftraggeber die Leistungsbeschreibung (europaweit § 31 VgV; § 121 GWB – national § 7 VOL/A; § 8 EG VOL/A) an die Hand gegeben, die dann Bestandteil der Vergabeunterlagen wird.

Gesetzlich definiert werden öffentliche Auftraggeber im § 99 GWB.