Besonders in Zeiten von Corona wird zunehmend digitalisiert. Bereits seit 2014 ist das sogenannte ZUGFeRD-Format, das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert wird, verfügbar. Dies ist sowohl für Unternehmen als auch für öffentliche Auftraggeber interessant.
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und stellt ein branchenübergreifendes Format für elektronische Rechnungen dar. Am 24. März 2020 wurde die Version 2.1 der veröffentlicht. ZUGFeRD bettet maschinenlesbares UN/CEFACT XML in menschenlesbare PDF-Dateien ein - gemäß der Richtlinie EU/2014/55 und dem Standard EN16931.
Was sind die Vorteile einer elektronischen Rechnung gemäß ZUGFeRD?
Die Einsatzbereiche des Rechnungsformates ZUGFeRD sind vielfältig. Sowohl im B2B als auch im B2C-Geschäftsverkehr kann ZUGFeRD eingesetzt werden. Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments. Eine elektronische Rechnung erlaubt also einen medienbruchfreien Rechnungsaustausch. Im Gegensatz zur Papierrechnung muss bei der E-Rechnung die Rechnungsinformationen nicht erst digitalisiert werden und dann strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden. Ein autiomatisiertes Rechnungscontrolling wird dadurch um ein vielfaches einfacher. Gerne unterstützen wir Sie mit der automatisierten Kontrolle Ihrer Energierechnungen. Selbstverständlich inkl. Rechungskorrektur bei Korrekturbedarf.
Was sind die Vorteile für öffentliche Auftraggeber?
Mit ZUGFeRD können Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber Ihre Rechnungsprozesse rechtzeitig anpassen und auf eine digitale Buchhaltung umstellen. Das ist wichtig, weil seit dem 18. April 2020 auch Landesbehörden und kommunale Verwaltungen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen (ERechV). Im weiteren Verlauf der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU sind ab dem 27. November 2020 zahlreiche Auftragnehmer, die Rechnungen an den Bund ausstellen, verpflichtet, diese in elektronischer Form einzureichen. Das ZUGFeRD-Format kann die Erfüllung dieser gesetzlichen Pflicht sicherstellen.
Welche Vorteile für Unternehmen ergeben sich?
Für Unternehmen ist die Einführung von elektronischen Rechnungen nicht verpflichtend. Für Unternehmen die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten kann ein Umstieg auf ZUGFeRD für eine reibungslose Kommunikation sinnvoll sein. Schon für kleine und mittelständische Unternehmen bringt eine elektronische Rechnung eine Kostenersparnis, weil es einen geringeren Arbeitsaufwand und wegfallende Portokosten bedeutet. Da die Rechnungsarchivierung ebenfalls digital erfolgen darf wird auch hier der Workflow verbessert. Daher nutzen bereits größere Konzerne mit einer Vielzahl von Lieferstellen, zum Beispiel aus der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft, das ZUGFeRD-Format und stellen auch entsprechende Vorgaben an ihre Lieferanten u.a. an die Energieversorger.
Ihre Energie im Griff
Mit der elektronischen Rechnung wird es noch einfacher Ihre Strom- oder Gasrechnung zu prüfen, zu archivieren und den Liegenschaften zuzuordnen. Gerade für Unternehmen, öffentliche Auftraggeber und die Wohnungswirtschaft ist diese Prozessoptimierung wichtig, damit Sie Ihre Energie im Griff haben. Sie haben Fragen? Wir beraten Sie gerne. Erfahren Sie mehr über die automatische Rechnungsprüfung.