Fristen Vergabeverfahren

Ihr Energieliefervertrag läuft demnächst aus und Sie müssen sich auf eine neue Ausschreibung vorbereiten? Im folgenden Beitrag wird Ihnen ein grober Einblick gewährt wie viel Zeit eine Ausschreibung in Anspruch nimmt.

Eine Ausschreibung im öffentlichen Vergabeverfahren ist mit diversen Fristen verbunden. Bevor man jedoch mit der Ausschreibung an sich beginnt, ist die genaue Vorbereitung der Ausschreibung und die Erstellung eines Zeitplans unerlässlich. Die meiste Zeit wird für die Vorbereitung der Ausschreibung benötigt, die zusammen mit der Durchführung der Ausschreibung rund 4 bis 6 Wochen in Anspruch nehmen kann. Sollten hier schon Fehler entstehen, könnten während der Angebotsfrist immer wieder Bieterfragen auftreten, die die Ausschreibung unnötig in die Länge ziehen. Daher ist darauf zu achten, dass die Leistungsbeschreibung sowie die Vergabeunterlagen genauestens formuliert werden und der Bieter somit genau weiß, worauf er sein Angebot abgibt.

Nachdem nun alle Vergabeunterlagen final erstellt wurden, wird das Verfahren für Bieter öffentlich gemacht, indem die Ausschreibung bekannt gegeben wird. Mit dem Tag der Veröffentlichung beginnt die sogenannte Angebotsfrist. Innerhalb dieser Frist, die in der Regel 35 Kalendertage beträgt, können Bieter ihre Angebote in Schriftform abgeben. Sollte der Auftraggeber elektronische Angebote akzeptieren, kann die Frist um fünf Kalendertage, auf 30 Kalendertage gekürzt werden. Wird eine Vorinformation über die geplante Auftragsvergabe veröffentlicht, kann die Angebotsfrist mitunter auf 15 Kalendertage verkürzt werden. Doch auch die Vorinformation ist an Fristen gebunden, die eingehalten werden müssen. Die Bekanntmachung der Vorinformation muss mindestens 35 Kalendertage oder höchstens 12 Montane vor Auftragsbekanntmachung veröffentlicht sein.

Mit Ablauf der Angebotsfrist erfolgt die Submission (Angebotsöffnung und -auswertung). Gleichzeitig beginnt auch die allgemeine Bindefrist. Während der Bindefrist sind die Bieter an ihre abgegebenen Angebote gebunden. Es dürfen keine weiteren Angebote abgegeben werden. Nachforderungen von Unterlagen sind jedoch möglich, soweit sie nicht den Preis betreffen. Innerhalb der Bindefrist werden die Bieter über das Ergebnis der Auswertung mittels Absageschreiben/geplante Zuschlagserteilung informiert. Mit Absendung dieser Schreiben beginnt die Wartefrist von 15 Kalendertagen. Wurden die Schreiben in elektronischer Form versandt, kann auch hier auf 10 Kalendertage verkürzt werden.

Sobald die Wartefrist abgelaufen ist erfolgt nun die finale Zuschlagserteilung und die damit verbundenen Tätigkeiten, die noch rund 2-3 Wochen in Anspruch nehmen können. Hierunter fallen z. B. die Mengenbeschaffung, Anmeldung der Lieferstellen beim Netzbetreiber usw. die beobachtet und nachgefragt werden sollten. Auch muss die Bekanntmachung der Auftragsvergabe maximal 30 Kalendertage nach der Zuschlagserteilung erfolgen.