FAQs - Kommunen

Sehr wichtig ist es, dass der öffentliche Auftraggeber genau formuliert was er haben möchte/braucht und worauf der Bieter sein Angebot abgeben soll, um im Nachgang Bieterfragen zu verhindern, die das ganze Vergabeverfahren unnötig verkomplizieren oder in die Länge ziehen.

 

- Folgende Fragen sollte der öffentliche Auftraggeber vor der Vorbereitung der Ausschreibung beantworten können:

·          - Welchen Energieträger (S/G) muss ich ausschreiben?

·         - Wie viele Lieferstellen habe ich?

·        -  Wie viele davon sind leistungsgemessen (RLM) und wie viele davon nicht (SLP)?

·        -  Möchte ich alleine ausschreiben oder mit anderen öffentlichen Auftraggebern zusammen?

·         - Sollen Lose gebildet werden?

·         - Wann laufen die aktuellen Energielieferverträge ab? Zu wann muss ich neu ausschreiben?

·         - Welche Qualität soll der Energieträger haben? Oder möchte ich sogar beide Möglichkeiten ausschreiben?

·        - Wie lange soll der neue Energieliefervertrag laufen? Möchte ich ggfls. Verlängerungs-optionen offen halten?

·         - Möchte ich einen Formel- oder Festpreis ausschreiben?

·         - Möchte ich die Ausschreibung über eine Auktion laufen lassen? Möchte ich dann nur den Preis auktionieren oder habe ich weitere Wertungskriterien und muss das Verfahren in mehreren Schritten durchführen?

·         - Möchte ich die Ausschreibung „traditionell“ durchführen?

·         - Habe ich weitere Wertungskriterien, die ich bei den Zuschlagskriterien berücksichtigen möchte? Wie sollen diese im Vergleich zum Preis gewichtet werden?

·         - Wann soll die Submission erfolgen?

·         - Wie lange muss sich der Bieter an sein Angebot halten?

·         - Wer entscheidet über den Zuschlag?

·         - Gibt es ggfls. noch interne Sitzungen, in der die Vergabeunterlagen abgesegnet müssen, bevor die Bekanntmachung erfolgt?

 

Um alle relevanten Daten für den Bieter eindeutig beschreiben zu können, wird dem öffentlichen Auftraggeber die Leistungsbeschreibung (europaweit § 31 VgV; § 121 GWB – national § 7 VOL/A; § 8 EG VOL/A) an die Hand gegeben, die dann Bestandteil der Vergabeunterlagen wird.

 

Kommunen

z. B. Landkreise, Städte, Gemeinde

öffentliche Einrichtungen

z.B. Schulen, Schwimmbäder, Museen, Büchereien, Theater etc.

öffentliche Verbände

z. B. Arbeiterwohlfahrt, Volkshochschulverband etc.

 

Gesetzlich definiert werden öffentliche Auftraggeber im § 99 GWB.

 

 

Bei der Schätzung des Auftragswertes ist von der geschätzten Gesamtvergütung für die vorgesehene Leistung einschließlich etwaiger Prämien oder Zahlungen an Bewerber oder Bieter auszugehen. Dabei sind alle Optionen oder etwaige Vertragsverlängerungen zu berücksichtigen (§ 3 VgV).

 

 

Gesamtwert der Leistung

(Erstvertragslaufzeit inkl. Verlängerungen)

+

Zu erwartender Zuschlag der Bieter

+

NNE, Steuern und Abgaben

=

Schwellenwert

 

Ausgeschrieben werden soll eine Erstvertragslaufzeit 01.01.2017 - 31.12.018 sowie 2x 1 Jahr Verlängerung.

 

Der öffentliche Auftraggeber hat einen jährlichen Stromverbrauch von 3 Mio. kWh. Es werden alle Lieferstellen (LS) berücksichtigt, die ausgeschrieben werden sollen.

 

3 Mio. kWh * 4 Jahre Vertragslaufzeit = 12 Mio. kWh insgesamt

 

Zu prüfen ist nun, welchen durchschnittlichen Börsenpreis der öffentliche Auftraggeber erzielen könnte. z. B. wie folgt:

 

Jahr

Base

Peak

Durchschnitt

Cal-17

2,688 ct/kWh

3,398 ct/kWh

3,043 ct/kWh

Cal-18

2,586 ct/kWh

3,252 ct/kWh

2,919 ct/kWh

Cal-19

2,586 ct/kWh

3,271 ct/kWh

2,929 ct/kWh

Cal-20

2,786 ct/kWh

3,536 ct/kWh

3,161 ct/kWh

 

 

 

3,013 ct/kWh

 

12 Mio. kWh * 3,013 ct/kWh = 361.560 €

 

Hinzu kommt nun noch der zu erwartende Zuschlag des Bieters, der bei ca. 0,2 ct/kWh liegt.

 

12 Mio. kWh * 0,2 ct/kWh = 24.000 €

Sowie die Steuern und Abgaben von ca. 9 ct/kWh.

 

12 Mio. kWh * 9 ct/kWh = 1.080.000 €

 

Addiert kommt man so auf einen geschätzten Auftragswert von 1.465.560 € (Plus Netzentgelte des jeweiligen Netzbetreibers der auszuschreibenden Lieferstellen).

 


 

Die Auswertung der Angebote erfolgt wie folgend beschrieben:

·         Die vorliegenden Angebote müssen in verschlossenen Umschlägen beim öffentlichen Auftraggeber / Vergabestelle eingehen und als solche gekennzeichnet sein und werden beim öffentlichen Auftraggeber / Vergabestelle mit Eingangsstempel/-vermerk versehen (europaweit: § 55 Abs. 1; § 53 Abs. 5 VgV; national: § 13 VOL/A). Bzw. ist auch eine elektronische Übermittlung der Angebote möglich, wenn der öffentliche Auftraggeber diesem zustimmt. Bis zur Submission sind die eingegangenen Angebote – egal ob per Post oder elektronisch übermittelt – verschlossen aufzubewahren (§ 54 VgV).

·         Am Tag der Öffnung werden die Angebote von mindestens zwei Mitarbeitern des öffentlichen Auftraggebers / Vergabestelle geöffnet (europaweit: § 55 Abs. 2 VgV; national: § 14 VOL/A).

·         Die vorliegenden Angebot müssen auf Vollständigkeit geprüft werden (sind alle angeforderten Unterlagen da? § 53 Abs. 7 VgV). Sind die Angebote fachlich (§ 122 GWB) und rechnerisch richtig? (europaweit: § 56 Abs. 1 VgV; national: § 16 Abs. 1 VOL/A).

·         Müssen Unterlagen beim Bieter nachgefordert werden (fehlende Unterlagen, Eigenerklärungen ect.) oder hat der öffentliche Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung/Vergabeunterlage aufgeführt, dass fehlende Unterlagen nicht nachgefordert werden? Die Unterlagen sind vom Bieter nach Aufforderung durch den öffentlichen Auftraggeber innerhalb einer angemessen Frist vorzulegen (europaweit: § 56 Abs. 2+4 VgV; national: § 16 Abs.2 VOL/A).

·         Der öffentliche Auftraggeber darf vom Bieter nur Aufklärung über das Angebot oder deren Eignung verlangen; z.B. es ist aufgefallen, dass Rundungsfehler aufgetreten sind oder ob der Bieter finanziell in der Lage ist den Auftrag zu stemmen – hierzu könnten Bankauskünfte eingeholt werden (§ 7 EG VOL/A). Verhandlungen sind unzulässig (§ 15 VOL/A).

Ausschluss von Angeboten (Europaweit § 57 VgV; national § 16 Abs. 3 VOL/A: Von der Wertung ausgeschlossen werden Angebote von Bietern, die die Eignungskriterien nicht erfüllen, und Angebote, die nicht den Erfordernissen des § 53 genügen, insbesondere:

1. Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind,

2. Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten,

3. Angebote, in denen Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei

sind,

4. Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen

vorgenommen worden sind,

5. Angebote, die nicht die erforderlichen Preisangaben enthalten,

oder

6. nicht zugelassene Nebenangebote.

Der Zuschlag wird bei europaweiter Ausschreibung gem. § 58 VgV und § 127 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt und erfolgt auf Grundlage der in der Leistungsbeschreibung genannten Zuschlagskriterien. Beim nationalen Verfahren gilt der § 16 Abs. 8 und § 18 VOL/A.

 

 

Öffentliche Aufträge dürfen nur an geeignete, also an fachkundige, leistungsfähige sowie gesetzestreue und zuverlässige Unternehmen vergeben werden. Öffentliche Auftraggeber müssen die generelle Eignung eines Bieters für den konkreten Auftrag überprüfen, dies ist ein wesentlicher Teil eines jeden Vergabeverfahrens (§ 122 GWB).

Fakultative Ausschlusskriterien liegen z. B. vor, wenn ein Unternehmen zahlungsunfähig und über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet worden ist oder andere Ausschlussgründe gem. § 124 GWB vorliegen.

 

Zwingende Ausschlusskriterien liegen z. B. vor, wenn ein Mitarbeiter eines Unternehmens nach § 123 rechtskräftig verurteilt worden ist.

Bietergemeinschaften (auch "Arbeitsgemeinschaften" – ARGE genannt) sind Zusammenschlüsse mehrerer Unternehmen – meist Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) – zwecks gemeinsamer Abgabe eines Angebots im Rahmen einer Ausschreibung und späterer Leistungserbringung. Nicht zuletzt im Hinblick auf den Grundsatz der Förderung mittelständischer Interessen ist die Bildung von Bietergemeinschaften grundsätzlich möglich und eine Benachteiligung gegenüber Einzelbietern nicht zulässig. Für die Leistungserbringung kann der öffentlichen Auftraggeber den Zusammenschluss in einer bestimmten Rechtsform vorgeben.

Bekanntmachung der Ausschreibung: Nachdem der öffentliche Auftraggeber alle Vergabeunterlagen zusammengefasst hat, erfolgt die Bekanntmachung der Ausschreibung. Ebenfalls zu berücksichtigen sind die gesetzlich geregelten Fristen, an die sich der öffentliche Auftraggeber sowie der Bieter halten müssen.

Im Auge behalten sollte man zudem, zu wann der nächste Energieliefervertrag abgeschlossen sein muss, damit der Energieversorger noch genügend Zeit hat, die Lieferstellen beim zuständigen Netzbetreiber anzumelden.

 

Europaweit

National

§§ 37 und 40 Abs. 1 VgV

TED

Zusätzlich möglich auf den Portalen der Länder; jedoch nicht vor Veröffentlichung bei TED

§ 12 VOL/A

Tageszeitung

Amtliche Veröffentlichungsblätter

Fachzeitschrift

Portale der Länder

Bund.de (hier reicht dann eine Verlinkung zum Länderportal)

 

Bei TED kann, muss aber nicht veröffentlicht werden (§ 40 Abs. 3+4 VgV).

 

 

Der öffentliche Auftraggeber muss seine Bekanntmachungen gem. § 40 VgV mit elektronischen Mitteln an das Amt für Veröffentlichung der Europäischen Union übermitteln (TED = Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union).

Vorinformationen können vom öffentlichen Auftraggeber mindestens 35 Tage; max. 12 Monate vor dem Tag der Absendung der Vergabebekanntmachung zur Veröffentlichung an das Amt für Veröffentlichung der Europäischen Union gesandt werden. Wurde die Option der Vorinformation genutzt, kann sich die Mindestfrist für den Eingang von Angeboten im offenen Verfahren auf 15 Tage und im nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren auf 10 Tage verkürzen, sofern die im § 38 VgV genannten Kriterien erfüllt sind.

 

Vergabebekanntmachungen sowie Bekanntmachung über Auftragsänderungen müssen spätestens 30 Tage nach der Vergabe des öffentlichen Auftrages oder nach Abschluss einer Rahmenvereinbarung in der im § 39 VgV beschriebenen Art und Weise durchgeführt werden.

Bieterfragen kommen in der Regel dann, wenn es Unklarheiten in den Vergabeunterlagen gibt. Das heißt, wenn um zusätzliche Auskünfte/Informationen seitens des Bieters gebeten wird. Meist handelt es sich hierbei einfach nur um Missverständnisse beim Lesen oder nicht eindeutige Formulierungen. Sollte eine solche Frage kommen, müssen alle anderen Bieter über die Frage selbst sowie die Antwort informiert werden.

Wird jedoch vom Bieter auf ein Vergaberechtsverstoß hingewiesen, so ist dies eine Rüge und muss unmittelbar behoben werden.

Gem. § 12 EG Abs. 8 VOL/A hat der öffentliche Auftraggeber 6 Kalendertage Zeit, um dem anfragenden und allen übrigen Bietern die Bieterfrage zu beantworten.

Das gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (Common Procurement Vocabulary, CPV) schlüsselt Gegenstände eines möglichen Auftrags auf und ordnet ihnen feste Nummern zu. Diese Codes dienen der EU-weiten transparenten Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes.

Energie und verbundene Dienstleistungen:

09000000 - Mineralölerzeugnisse, Brennstoffe, Elektrizität und andere Energiequellen

76000000 – Mit der Gewinnung von Erdöl und Erdgas verbundene Dienstleistungen

Der öffentliche Auftraggeber dokumentiert das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform. Dazu gehört zum Beispiel die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen und interner Beratungen, der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen, der Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen, der Verhandlungen und der Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie der Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag (europaweit: § 8 VgV; national § 20 VOL/A).

Dieses Verfahren erlaubt es, Vergabeverfahren vollständig über das Internet und digitale Vergabeplattformen abzuwickeln. Sowohl der Auftraggeber als auch der Bieter profitieren hierdurch durch einheitliche Verfahren und damit geringere Kosten. Das gesamte Ausschreibungsverfahren wird elektronisch abgewickelt.

18. April 2016   kostenlose, elektronische Bereitstellung der Vergabeunterlagen
                               Bekanntmachungen müssen in elektronischer Form an TED versandt werden

18. April 2017   ausschließlich elektronische Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bieter
                               einschließlich Übermittlung von  Angeboten
                               (Zentrale Beschaffungsstellen)

18. Okt. 2018   ausschließlich elektronische Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bieter
                               einschließlich Übermittlung von  Angeboten
                               (Vergabestellen)

 

                               Einheitliche Europäische Eigenerklärung ausschließlich in elektronischer Form

Liegt der Auftragswert/Schwellenwert über derzeit 209.000 €, ist der öffentliche Auftraggeber an eine europaweite Ausschreibung gem. GWB Teil 4 und VgV gebunden.

Einheitliche Europäische Eigenerklärung: Die EEE KANN von den Vergabestellen bei EU-Vergaben ab dem 18.04.2016 verwendet werden, MUSS aber nicht. Die Unternehmen können ab diesem Zeitpunkt mit dem Angebot eine EEE einreichen und damit den vorläufigen 
Nachweis ihrer Eignung erbringen. Öffentliche Auftraggeber müssen die EEE akzeptieren, wenn sie vom Unternehmen vorgelegt wird (§ 48 VgV). Von dem Unternehmen, das den Zuschlag erhalten soll, muss der Auftraggeber in diesem Fall offizielle Dokumente nachfordern. Dies wiederum kann durch eine Präqualifizierung ersetzt werden.

Präqualifizierung: Ein Bieter kann mittels einer Präqualifizierung statt vieler Einzelnachweise ein Zertifikat abgeben.

Vorteil für Bieter: Zeitersparnis, das Fehler wg. formeller Fehler ausgeschlossen zu werden zu ist gering.

Vorteil für öffentlichen Auftraggeber: Zeitersparnis, präqualifizierte Unternehmen haben bereits Erfahrungen mit öffentlichen Ausschreibungen und gelten als zuverlässige Partner.

Eignungsnachweise: Eine Ansammlung der zu leistende Nachweise des Bieters, die vom öffentlichen Auftraggeber angefordert werden.

Deren Inhalt sind: finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (z.B. Bankauskünfte, Bilanzen, Umsatz der letzten Jahre, Erklärung zu Insolvenzverfahren etc.) und Zuverlässigkeit (z.B. Verstoß gegen das Strafgesetzbuch). Ein Unternehmen kann sich zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit bedienen.

 

 

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) ist eine Eigenerklärung, die von Unternehmen über ihre finanzielle Situation sowie über ihre Befähigung und Eignung zur Teilnahme an einem Vergabeverfahren abgegeben wird. Sie ist in allen EU-Amtssprachen verfügbar und dient bei in der EU durchgeführten Vergabeverfahren als vorläufiger Nachweis über die Erfüllung der jeweils festgelegten Bedingungen. Dank der EEE entfällt für die Bieter künftig die Verpflichtung, umfangreiche Unterlagen oder verschiedenste Formulare beizubringen, wie sie bisher bei der Auftragsvergabe in der EU in Verwendung waren. Dadurch wird die Teilnahme an in anderen Mitgliedstaaten durchgeführten Ausschreibungen erheblich erleichtert. Ab Oktober 2018 wird die EEE ausschließlich in elektronischer Form bereitgestellt.

Die Europäische Kommission stellt einen kostenlosen Webdienst für Beschaffer, Bieter und andere interessierte Parteien, die eine EEE elektronisch ausfüllen möchten, zur Verfügung. Das Online-Formular kann ausgefüllt, gedruckt und anschließend dem Beschaffer zusammen mit den weiteren Teilen des Angebots gesendet werden. Wenn das Verfahren auf elektronischem Wege abläuft, kann die EEE exportiert, gespeichert und elektronisch übermittelt werden. EEE, die bei früheren Vergabeverfahren bereitgestellt wurden, können wiederverwendet werden, sofern die Angaben noch korrekt sind. Bieter können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden oder rechtlich belangt werden, wenn sie die Angaben in der EEE stark verfälscht oder Informationen zurückgehalten haben oder die Angaben nicht mit zusätzlichen Unterlagen belegt werden können.

 

Quelle: European Commission

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